Dezember 20, 2014
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Zentrale Emailverteilung minimieren

So erstellen Sie eine zentrale Anlaufstelle für eingehende Emails auf z.B. "info@firma.de" mit automatischer Verteilung an die entsprechenden Sachbearbeiter:

  • Eine Verteilergruppe z.B. "info-verteiler" mit Postfach/Email-Adresse "info-verteiler@firma.local" anlegen
    In Serververwaltungskonsole
    • Standardverwaltung
    • Verteilergruppen
    • Eine Verteilergruppe hinzufügen
      • Jeweilige Benutzer, die später Emails von "info@firma.de" (s.u.) empfangen und senden sollen, hinzufügen
      • "Öffentlichen Ordner zum Archivieren der an diese Gruppe gesendeten Nachrichten erstellen" deaktivieren
      • "Externen E-Mail-Quellen das Versenden von Nachrichten an diese Verteilergruppe gestatten" deaktivieren
  • Optional:
    In Serververwaltungskonsole
    • Standardverwaltung
    • Verteilergruppen
    • Eigenschaften "info-verteiler"
    • Exchange - Erweitert
    • "Gruppe nicht in Exchange-Adresslisten anzeigen" aktivieren
  • Einen Öffentlichen Ordner "info" erstellen:
    In Serververwaltungskonsole
    • Erweiterte Verwaltung
    • Erste Organisation (Exchange)
    • Ordner
    • Öffentliche Ordner
    • Neu
    • Öffentlicher Ordner
    • Name: "info"
  • In Serververwaltungskonsole
    • Erweiterte Verwaltung
    • Erste Organisation (Exchange)
    • Ordner
    • Öffentliche Ordner
    • Rechte Maustaste auf "info"
    • Alle Tasks
    • E-Mail aktivieren
  • In Serververwaltungskonsole
    • Erweiterte Verwaltung
    • Erste Organisation (Exchange)
    • Ordner
    • Öffentliche Ordner
    • Rechte Maustaste auf "info"
    • Eigenschaften
    • Exchange - Allgemein
    • Übermittlungsoptionen
    • Im Auftrag senden
    • Benutzer hinzufügen, die als "info@firma" senden dürfen/sollen
  • In Serververwaltungskonsole
    • Erweiterte Verwaltung
    • Erste Organisation (Exchange)
    • Ordner
    • Öffentliche Ordner
    • Rechte Maustaste auf "info"
    • Eigenschaften
    • Exchange - Allgemein
    • Übermittlungsoptionen
    • Weiterleitungsadresse
    • Weiterleiten an: "info-verteiler@firma.local" (s.o.)
    • Optional: "Nachrichten an Weiterleitungsadressen und Ordner übermitteln" aktivieren, zwecks Archivierung
  • In Outlook 2003
    • Word als Email-Editor
      • Neue Email
      • Optionen
      • "Von"-Feld einblenden
      • Öffentliche Ordner "info" auswählen
    • Standard-Email-Editor
      • Neue Email
      • Ansicht
      • "Von"-Feld einblenden
      • Öffentliche Ordner "info" auswählen
  • Danach Emails ganz normal entwerfen und an Empfänger versenden

Netter Nebeneffekt: Empfänger bekommt z.B. Email mit Vermerk:

Vorname Nachname [vorname.nachname@firma.de] im Auftrag von Info [info@firma.de]

So weiss jeder wer für die Email verantwortlich ist. Beantwortet der Empfänger die Email, wird jedoch wieder info@firma.de als Zieladresse angegeben.

Tobias Redelberger

StarNET Services (HomeOffice)
Schoenbornstr. 57
D-97440 Werneck

   Tel:   +49-(0)9722-4835
Mobil:   +49-(0)179-25 98 341
Email:   T.Redelberger@starnet-services.net


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